송장은 광범위한 Ofbiz 시스템의 중요한 부분이며 상태 변경은 총계정원장(GL), 청구 계정, 지불 및 기타 회계 기능에 직접적인 영향을 미칩니다. 모든 상태 중에서 ‘준비’ 및 ‘지불’ 상태는 GL 트랜잭션을 트리거한다는 점에서 고유합니다.
송장상태는 다음과 같은 값을 가집니다.
처리중
송장이 생성되면 항상 ‘처리 중’ 상태입니다. 사용자는 시스템의 다른 부분에 영향을 주지 않고 송장 항목을 추가/편집하고 청구 당사자 또는 기한과 같은 다른 송장 속성을 업데이트할 수 있습니다. 이는 다른 워크플로에서 사용했을 수 있는 ‘작업 진행 중’ 또는 ‘초안’ 상태와 비슷합니다.
승인됨
준비(토론 및 검토)가 완료되고 송장이 완료될 준비가 되면 송장을 ‘승인됨’ 상태로 이동합니다. ‘승인’ 상태가 되면 인보이스를 수정할 수 없습니다. 인보이스를 업데이트해야 하는 경우 ‘진행 중’ 상태로 이동해야 합니다.
전송됨
인보이스가 전송된 후 유연성이 거의 없습니다. 송장은 ‘처리 중’ 또는 ‘승인됨’ 상태에서 ‘보냄’ 상태로 이동할 수 있습니다. 유연성을 감안할 때 송장 처리 워크플로에서 이 상태의 사용은 해석을 위해 열려 있습니다. 워크플로에서 “승인을 위해 전송” 또는 “고객에게 전송” 단계를 지원하는 데 사용할 수 있습니다. ‘진행 중’ 상태의 송장은 워크플로의 “승인을 위해 보냄” 단계를 지원하기 위해 “보냄” 상태로 이동할 수 있습니다. 또는 송장을 승인한 다음 ‘전송됨’ 상태로 이동하여 “고객에게 전송됨”으로 표시할 수 있습니다.
준비
승인된 송장은 준비 상태로 이동할 수 있으며 워크플로에서 매우 중요한 단계입니다. 송장을 준비 상태로 이동하면 송장을 GL에 전기하는 프로세스가 트리거됩니다. 시스템의 GL 측에서 일어나는 일은 조직 회계 환경설정 및 GL 설정에 의해 관리됩니다.
유료
송장을 생성하고 준비 상태로 전환하는 사이 어딘가에서 조직은 지불을 받거나(AR 송장의 경우) 지불을 보낼 수 있습니다(AP 송장의 경우). 지불이 수신(또는 전송)되어 송장에 적용되고 지불 신청의 총액이 송장 총액을 덮으면 송장은 지불됨 상태로 이동할 수 있습니다. 송장을 지불됨 상태로 이동하면 GL 트랜잭션이 트리거됩니다. 준비 상태 이후의 유효한 상태 변경은 ‘유료’, ‘쓰기 해제’ 또는 ‘취소’입니다.
상쇄
회계 관리자가 송장 상태를 ‘상각’으로 설정하면 시스템에서 송장이 회수 불가능하게 됩니다.
취소됨: ‘준비’ 상태의 송장은 취소될 수 있습니다. 모든 송장 취소 이벤트는 관련 GL 거래 항목 및 지급 애플리케이션의 취소를 트리거하지만 송장은 시스템에 편집 불가능한 상태로 남아 있습니다.